پیش نیاز های لازم برای کار با نرم افزار Microsoft word office

پیش نیاز های لازم برای کار با نرم افزار Microsoft word office چیست؟

برخی از دانشجویان بنا به دلایل مختلف مانند عدم تسلط کافی به کامپیوتر و نداشتن وقت لازم متن پایان نامه را به صورت دستی نوشته و سپس متن نوشته شده را توسط دیگران به فایل تایپی تبدیل می کنند اما این روش مناسبی نیست. رایج ترین نرم افزار تایپ دنیا Microsoft word است شرکت مایکروسافت معمولا هر دو یا سه سال یک بار ورژن جدید این نرم افزار را رونمایی می کند. باتوجه به تجربه استفاده از ورژن های 97 تا 2019 این نرم افزار، ورژن 2019 را می توان شاهکار دانست.

مزایای نسخه‌های جدید

مزایای دیگر آن انطباق کامل با نسخه‌های جدید ویندوز، گرافیک و قدرت نمایش بسیار عالی، امکان ذخیره سازی اسناد در فضای ابری، بالا رفتن قدرت جستجو و رابط کاربری است که باعث برتری مطلق آن نسبت به نسخه های قبلی آفیس شده است. این نسخه تقریبا کامل بوده و تنها باید برای تایپ فرمول‌ها نرم افزار Mathtype روی آن نصب شود پس توصیه می شود که از این نرم افزار برای تایپ پایان نامه استفاده کنید.

ایجاد فایل اولیه

ابتدا باید دید کلی از ساختار استاندارد و قابل قبول یک پایان نامه داشته باشید از این رو ده اقدام اولیه قبل از تایپ پایان نامه را باید اجرا کنید که عبارتند از:

1- نصب فونت

حتما قبل از شروع تایپ پایان نامه ، بسته فونت های فارسی را دانلود کرده و درسیستم کامپیوتر خود در پوشه فونت (در قسمت کنترل پنل) قراردهید رایج ترین فونت‌های فارسی با نام Bfont معروف هستند که می‌توانید ازسایت iffont.ir، مجموعه کاملی از آن را دانلود و نصب کنید.

2- رعایت فرمت نگارش متن

حتما قبل از شروع به کار تایپ پایان نامه ، تنظیمات اولیه‌ای که دانشگاه تعیین کرده را انجام دهید که معمولا این تنظیمات را در سایت دانشگاه خود یا در واحد آموزش می‌توان پیدا کرد. در این تنظیمات مهمترین دستورات مربوط به شیوه حروف چینی و صفحه آرایی پایان نامه آمده است که منظور همان قالب شکلی پایان نامه است.

این قالب شامل:

نحوه چینش صفحات،

اندازه و حاشیه صفحات،

نوع و اندازه قلم،

ترتیب شماره گذاری فصول،

مطالب،

جداول و… می شود.

3- نحوه نمایش اعداد

از مسیر زیر می توانید این کار را انجا دهید:
File>option>Advanced
در بخش show document content لبه‌ای به نام numerical وجود دارد این لبه را روی context تنظیم کنید. در این حالت تمامی اعدادی که به فارسی نوشته اید به صورت فارسی و تمامی اعدادی که انگلیسی نوشته‌اید، به صورت انگلیسی نشان داده می‌شوند.

4- فعال سازی خط کش

درصورتی که خط کش‌های مدرج اطراف صفحه هنگام تایپ پایان نامه فعال نیستند، از منوی view روی گزینه ruler کلیک کنید تا فعال شود این خط کش به مدیریت فواصل، کمک زیادی به نگارش شما می‌کند.

5- ایجاد فهرست مطالب

حتما برای نوشتن بخش فهرست مطالب پایان نامه از امکانات نرم افزار word استفاده کنید برای این کار از بخش references روی table of contents و سپس از صفحه باز شده نیز گزینه automatic table 1 کلیک نمایید. ضمنا دقت کنید که پیش از انجام این کار، شما باید تمامی عناوین فصول و سرفصل ها را به صورت heading تعریف کرده باشید. اگر در انجام این کار سوال یا مشکلی داشتید، با یک جستجوی ساده در گوگل درباره نحوه ایجاد فهرست اتوماتیک می توانید اطلاعات بیشتری درباره آن کسب کنید.

6- ایجاد سکشن

در بخش تدوین پایان نامه به تفصیل اشاره خواهد شد که شماره گذاری پایان نامه دارای بخش های متفاوتی است برخی صفحات فاقد شماره، برخی دارای شماره ابجد و برخی نیز دارای شماره‌گذاری عددی است پس ابتدا باید مکان نما را بعد از آخرین حرف صفحه‌ای که می‌خواهید دارای شماره گذاری متفاوت از صفحه دیگر باشد برده و از بخش page layout روی گزینه عبارت Breaks‌ کلیک کرده و گزینه Nextpage را انتخاب کنید.

7- عدم شماره گذاری عنوان فصول

عنوان هر فصل پایان نامه نباید دارای شماره باشد، برای این کار در انتهای صفحه عنوان فصل دابل کلیک کنید تا منوی مربوط به Footer/header‌ باز شود و در منو روی گزینه different first page کلیک نمایید.

8- فعال سازی امکان غلط یابی املائی و گرامری

برنامه Word قابلیت تشخیص غلط های املائی و گرامری در زبان انگلیسی را دارد هر چند قدرت خطاهای گرامری آن بسیار کمتر است اما در نوشتن متون علمی به خصوص نگارش پایان نامه و مقاله بسیار به کار می آید تا از بروز اشتباهات املائی و انشائی جلوگیری کند برای فعال سازی آن از لبه Review روی گزینه Spelling & Grammar‌ کلیک کنید تا این امکان فعال شود با کلیک روی این گزینه منوی Spelling باز شده و کلماتی که از نظر برنامه دارای اشتباه املائی هستند با خط قرمز زیرشان برجسته می‌شود مشابه چنین کاری را می‌توان با راست کلیک روی کلمه مورد نظر ایجاد کرد سه گزینه برای این نوع کلمات پیشنهاد می‌شود.

9- ذخیره خودکار

از دست رفتن متن‌های تایپ شده برای پایان نامه به دلیل قطعی برق و… واقعا ناراحت کننده است برای همین حتما ذخیره خودکار برنامه را فعال کنید. برای این منظور از لبه File روی گزینه Options کلیک کنید در سمت چپ صفحه بازشده روی عبارت Save کلیک نمایید روی گزینه Save Auto Recover information کلیک کرده و بازه زمانی ذخیره را تعیین کنید معمولا مدت زمان 10 دقیقه کافی و مناسب است.

ده مهارت ویژه:

برای داشتن یک پایان نامه خوب که چشم اساتید را بگیرد، علاوه بر جنبه علمی، باید زیبایی ظاهری و بصری نیز داشته باشد. برای داشتن چنین زیبایی هایی نیز باید مسلط به چند مهارت بنیادی و مهم باشید. مهم ترین و کاربردی ترین این مهارت در این بخش فهرست شده است.

اصلاح اندازه و نوع قلم

بسیازی از دانشجویان اندازه و نوع قلم را بعد از تایپ متن پایان نامه اصلاح می کنند یا اینکه بندبند اصلاح می کنند. برای اصلاح کلی متن، دو کلید Ctrl+D را فشار دهید، تنظیمات را براساس نوع و اندازه قلم متن اصلی در صفحه‌ای که باز می‌شود، انجام دهید.

در صورتی‌که ویندوز شما دو زبان فارسی و انگلیسی باشد. ردیف اول برای قلم فارسی و ردیف دوم برای قلم انگلیسی است. تنظیمات را همین‌جا انجام دهید.

نوشتن بالانویس و پایین نویس:

پایین نویس:

کلیدها Ctrl =

بالانویس:

کلیدهای Ctrl Shift +

تغییر وضعیت حروف انگلیسی:

اگر در متن انگلیسی بخواهید که حروف انگلیسی را بزرگ یا کوچک کنید از Change case (که با Aa نشان داده شده)، موجود در بخش Home استفاده کنید.

فواصل خطوط:

معمولا فواصل خطوط متن اصلی به اندازه 5/1 است که برای تنظیم فاصله خطوط از Line and Paragraph Spacing موجود در بخش Home استفاده کنید.

تنظیمات شکل:

شکل های مورد استفاده در متن پایان نامه باید با توجه به نوع نیاز مورد تنظیم قرار گیرند.

برای این منظور، اگر روی شکل دابل کلیک یا راست کلیک کنید، منوی کاملی از انواع تنظیمات در بالای صفحه برنامه Word ایجاد شود. در نگارش متن پایان‌نامه به صورت رایج تنها از دو تنظیم شکل استفاده می‌شود. اولین تنظیم، نحوه قرار دادن متن و دومین تنظیم، افکت است. توصیه می‌شود به‌هیچ‌عنوان سادگی و صراحت شکل در پایان نامه، تحت تاثیر تنظیماتی مانند افزودن سایه، تغییر رنگ، ایجاد حاشیه و… قرار نگیرد.

نوشتن شماره صفحه:

از بخش Insert روی عبارت Page number کلیک کنید از منوی باز شده، روی Bottom of Page و بعد روی Plain number 2 کلیک کنید. این طرح رایج‌ترین حالت ممکن است که در آن شماره‌ها در پایین صفحه به صورت وسط‌چین ظاهر می‌شوند.

کشیدن کلمه:

برای کشیدن یک حرف مثل مــــــــ یا حرف دیگری درنگارش پایان نامه کافی است ابتدا حرف مورد نظر را نوشته و سپس کلیدهای Shift+j را با هم نگه دارید. حرف مورد نظر تا زمانی که این دو کلید را نگه دارید، کشیده می‌شود.

وارد کردن سمبل:

در بخش Insert روی گزینه symbol کلیک کنید. البته توصیه می‌شود سمبل‌های رایج را برای پایان نامه پیدا کرده و در فایلی ذخیره و استفاده کنید. حرف یونانی معمولا رایج‌ترین و کاربردی‌ترین سمبل‌ها هستند که می‌توان آنها را با یک جستجوی ساده در اینترنت پیدا کرد.

نوشتن پاورقی:

در نگارش پایان نامه شماره‌گذاری پاورقی هر صفحه از یک شروع می‌شود به بیان دیگر شماره‌گذاری پاورقی‌های صفحات مختلف، از هم مستقل‌اند از بخش Reference روی گزینه Insert footnote کلیک کنید یا اینکه سه کلید Ctrl+Alt+F را فشار دهید. به صورت پیش‌فرض، پاورقی‌ها به صورت عدد شماره‌گذاری می‌شوند اما در صورتی‌که مایل به استفاده از کاراکترهای دیگر هستید روی فلش کوچک در قسمت Footnote کلیک کنید تا صفحه Footenote And Endnote باز شود از لبه Number Format، نوع شماره‌گذاری را انتخاب کنید. چنین روندی به صورت پیش‌فرض تعیین نشده برای ایجاد چنین روندی در صفحه Footenote and Endnote از لبه Numbering، گزینه Each Page Reset را انتخاب کنید.

تشکر از همراهی شما.

منبع :گروه تحقیقاتی نخبگان برتر- مشاوره پایان نامه – مشاوره مقاله – مشاوره پروپوزال